Die meisten Fehler beim Einkauf von Retourenpartien entstehen nicht beim Sortieren, sondern schon vor der Bestellung: zu groß einsteigen, Fracht und Mehrwertsteuer vergessen oder noch keinen Vertriebskanal haben. In diesem Artikel stellen wir acht Fehler zusammen, die Einsteiger wie erfahrene Einkäufer regelmäßig machen, jeweils mit einer praktischen Lösung. Wer sie kennt, kauft ruhiger und besser begründet ein.
Fehler 1 und 2: zu groß einsteigen und Fracht und Mehrwertsteuer vergessen
Der erste Fehler ist der teuerste: sofort eine Palette oder gar einen kompletten LKW kaufen, ohne je eine kleinere Partie verarbeitet zu haben. Sie wissen dann noch nicht, wie viele Sortierstunden ein Kilo kostet, welchen Anteil Sie nicht verkaufen können und wie schnell Ihr Bestand umschlägt. Die Lösung ist eine Probepartie. Amazon Versandtaschen (BP2) und Paketretouren Small/Mid haben keine feste Mindestabnahme, Sie können also zum Beispiel mit 100 kg beginnen und erst vergrößern, wenn Ihre Zahlen stimmen.
Der zweite Fehler ist, nur mit dem Partiepreis zu rechnen. Unsere Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer und zuzüglich Fracht; die Mehrwertsteuer von 21 % finanzieren Sie vor, und die Frachtkosten werden auf Anfrage genannt. Rechenbeispiel: 100 kg BP2 zu € 5,25 pro Kilogramm sind € 525 zzgl. MwSt., also € 635,25 inkl. MwSt., plus Fracht oder Abholung in Den Haag. Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen können die Mehrwertsteuer in der Regel über ihre Voranmeldung zurückholen; lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater bestätigen, wie das in Ihrer Situation funktioniert.
- Partiepreis zzgl. MwSt. (Preis pro Kilogramm × Gewicht)
- 21 % Mehrwertsteuer, vorzufinanzieren bis zu Ihrer Voranmeldung
- Fracht laut Angebot oder Ihre eigenen Fahrtkosten bei Abholung
- Verpackungsmaterial, Lagerung und Ihre eigenen Stunden
- Ein Puffer für den Anteil, der sich nicht verkauft
Fehler 3 und 4: kein Lagerplan und mit dem Ladenwert rechnen
Eine Partie kommt auf einmal an und belegt sofort Platz. Wer keinen Raum reserviert hat, sortiert im Wohnzimmer oder in der Garage und verliert den Überblick. Eine Amazon Overstock Box misst 120×80×60 cm und wiegt etwa 100 kg, sodass selbst ein einzelner Karton einen Stellplatz, eine Ladebordwand oder Hilfe beim Entladen erfordert. Messen Sie Ihre verfügbaren Quadratmeter vorab, planen Sie das Entladen und richten Sie feste Zonen für Unsortiertes, Verkaufsfertiges und Entsorgung ein.
Der vierte Fehler ist, den Ladenwert als Maßstab zu nehmen. Retourenwaren können unvollständig, gebraucht oder ungetestet sein, die Verpackung kann beschädigt sein, und ein Teil verkauft sich nie. Rechnen Sie deshalb von Ihrem eigenen Vertriebskanal aus zurück: Was zahlt Ihr Kunde pro Paket oder pro Box, wie viele Einheiten holen Sie realistisch aus einem Kilo, und welchen Anteil schreiben Sie ab. Nur diese Rechnung sagt etwas über Ihre Marge aus; der Preis auf dem ursprünglichen Etikett nicht.
Fehler 5 und 6: kein Vertriebskanal bereit und Verbrauchererwartungen ins B2B mitnehmen
Erst kaufen und dann überlegen, wo Sie verkaufen, ist der fünfte Fehler. Bestand, der stillsteht, kostet Lagerplatz und Betriebskapital. Legen Sie Ihren Kanal vor der ersten Bestellung fest — Markt, Pop-up, Onlineshop, Live-Selling oder eine Kombination — und regeln Sie, was dafür nötig ist: einen Standplatz, eine Versandlösung, Zahlungsmöglichkeiten und klare Bedingungen. Wählen Sie erst danach die Produktlinie, die zu diesem Kanal passt: verschlossene kleine Pakete für Märkte und Live-Unboxing, sortierte Artikel für einen Onlineshop.
Der sechste Fehler ist, den geschäftlichen Einkauf wie einen Verbraucherkauf anzugehen. Beim B2B-Einkauf gelten andere Spielregeln als in einem Onlineshop für Privatkunden: Es gibt keine Garantie auf den Inhalt oder den Wiederverkaufswert einer Partie, Fotos sind repräsentative Beispiele, und die Rückgabebedingungen unterscheiden sich vom B2C. Lesen Sie die Bedingungen und den Haftungsausschluss Ihres Lieferanten vor der Bestellung, stellen Sie Ihre Fragen vorab und behandeln Sie die Partie als das, was sie ist: ein geschäftlicher Einkauf mit kalkuliertem Risiko.
Fehler 7 und 8: die Besichtigung auslassen und ohne Rechnung kaufen
Wer aus der Ferne bestellt, ohne die Ware je gesehen zu haben, verzichtet auf Informationen, die eine halbe Stunde im Lager sehr wohl liefert: wie Pakete verpackt sind, wie ein Grade in der Praxis aussieht und wie groß ein Karton wirklich ist. Vereinbaren Sie deshalb eine Besichtigung nach Terminabsprache, bei uns in Den Haag, oder bestellen Sie zuerst eine Probepartie, wenn eine Reise nicht passt. Kontrollieren Sie die Partie direkt beim Empfang und halten Sie Ihre Feststellungen fest.
Der achte Fehler ist der Einkauf bei einem Anbieter, den Sie nicht überprüfen können, oft bar und ohne Rechnung. Sie haben dann keinen Herkunftsnachweis, keine Eingangsrechnung für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung und keinen Ansprechpartner bei Problemen. Prüfen Sie immer die Handelsregistereintragung (in den Niederlanden die KVK), die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Geschäftsadresse, verlangen Sie eine (Pro-forma-)Rechnung und zahlen Sie per Banküberweisung. Bei Zweifeln zur steuerlichen Seite eines Einkaufs legen Sie ihn Ihrem Steuerberater vor.
- Handelsregisternummer und Firmenname prüfen
- Gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Besuchsadresse
- (Pro-forma-)Rechnung vor der Zahlung
- Zahlung per Banküberweisung, nicht bar
- Klare Bedingungen und Haftungsausschluss verfügbar
So gehen Sie Ihren nächsten Einkauf vernünftig an
Der rote Faden durch alle acht Fehler ist derselbe: erst wissen, dann kaufen. Beginnen Sie klein, rechnen Sie mit den Gesamtkosten, sorgen Sie dafür, dass Lager und Vertriebskanal bereitstehen, behalten Sie die Spielregeln des B2B im Hinterkopf und kaufen Sie ausschließlich bei einem überprüfbaren Lieferanten mit Rechnung. Nutzen Sie die folgende Checkliste bei jeder Bestellung, auch wenn Sie schon Erfahrung haben; gerade beim Wachstum schleichen sich die alten Fehler wieder ein.
Haben Sie einen dieser Fehler bereits gemacht, ist das kein Grund aufzuhören. Verarbeiten Sie die Partie so gut wie möglich, notieren Sie je Fehler, was er Sie an Zeit oder Marge gekostet hat, und passen Sie Ihre nächste Bestellung daran an. Gerade eine enttäuschende erste Partie liefert die Zahlen, mit denen Sie die zweite besser einkaufen.
- Probepartie verarbeitet und Stunden pro Kilo gemessen
- Gesamtkosten inkl. MwSt., Fracht und Verpackung berechnet
- Lagerfläche, Entladen und Sortierzonen geregelt
- Verkaufspreis aus Ihrem Kanal berechnet, nicht aus dem Ladenwert
- Vertriebskanal und Bedingungen vor der Lieferung bereit
- Besichtigung durchgeführt oder Probepartie beurteilt
- Lieferant geprüft, Rechnung erhalten, per Bank bezahlt
Fehler beim Einkauf von Retourenpartien sind selten eine Frage von Pech; sie entstehen, wenn man zu schnell zu groß wird, Kosten vergisst oder nicht genau hinsieht, was man kauft und bei wem. Wer klein anfängt, alles durchrechnet und ausschließlich mit einem überprüfbaren Lieferanten arbeitet, baut Schritt für Schritt einen Einkaufsprozess auf, der auch bei größeren Volumen trägt. Möchten Sie selbst ein Mystery-Box-Geschäft aufbauen? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf — wir beraten Sie gern zu einer passenden ersten Partie.
Häufig gestellte Fragen
- Wie viele Kilo Retourenware kaufe ich am besten als erste Partie?
- Dafür gibt es keine feste Zahl, aber beginnen Sie lieber klein als groß. Für Amazon Versandtaschen (BP2) und Paketretouren Small/Mid gilt keine feste Mindestabnahme, eine Probepartie von zum Beispiel 100 kg ist also möglich. Messen Sie damit Ihre Sortierzeit, Ihre Verkaufsgeschwindigkeit und den Anteil, den Sie nicht verkaufen, und legen Sie darauf aufbauend Ihre nächste Bestellung fest.
- Warum brauche ich beim Einkauf einer Retourenpartie eine Rechnung?
- Eine Rechnung belegt die Herkunft Ihrer Waren, bildet die Grundlage für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung und Buchhaltung und gibt Ihnen einen Ansprechpartner, wenn etwas schiefgeht. Ohne Rechnung können Sie in der Regel keine Vorsteuer abziehen und stehen bei Fragen des Finanzamts oder eines Kunden schwach da. Verlangen Sie deshalb immer eine (Pro-forma-)Rechnung und zahlen Sie per Bank.
- Kann ich eine Retourenpartie zurückschicken, wenn der Inhalt enttäuscht?
- Beim geschäftlichen Einkauf gelten andere Regeln als beim Verbraucherkauf. Auf Inhalt und Wiederverkaufswert einer Partie wird keine Garantie gegeben, und die B2B-Rückgabebedingungen weichen vom B2C ab. Lesen Sie die Bedingungen Ihres Lieferanten vor der Bestellung und begrenzen Sie das Risiko, indem Sie mit einer Besichtigung oder einer Probepartie beginnen.